juridico.work

Página inicial
Blog
Treinamento

Sobre

juridico.work é seguro

25 de outubro de 2017

Cara, cadê o meu arquivo? Eu juro que estava no Dropbox quando eu compartilhei com você. Qual versão usamos no peticionamento eletrônico?

Três riscos são totalmente eliminados quando se usa o juridico.work.

1. Risco de perda

Com documentos eletrônicos sempre corremos o risco de perdê-los por falha ou roubo dos equipamentos que os armazenam. Sendo arquivos digitais, podem ser indevidamente excluídos por erro ou má-fé. E com as facilidades advindas da tecnologia, muitas vezes os perdemos porque ou não conseguimos encontrá-los, ou encontramos diversas cópias e não conseguimos saber qual é a que está valendo.

image

Procedimentos contínuos de back-up podem resolver o problema de perda ou falha dos equipamentos, mas sempre causando perda de produtividade e custos não previstos. Uma exclusão indevida é um problema mais difícil, pois muito tempo pode ter passado até que se perceba a falta de algum documento em particular. E o back-up dessa data pode estar indisponível.

image

O uso de soluções de armazenamento na nuvem, tais como Dropbox, Office 365, Google Drive, etc. elimina a possibilidade de ocorrência de perda de documentos por falha ou roubo de equipamentos. Mas não resolve casos de exclusão indevida, especialmente quando documentos ou pastas são compartilhados entre os usuários.

Usar essas soluções na nuvem reduzem a dificuldade de se encontrar um documento, pois é comum a existência de bons recursos para busca. Mas não resolvem a questão das múltiplas cópias.

Muitas vezes, especialmente quando se usa um servidor local, ainda é necessário "se lembrar" da pasta aonde o documento foi armazenado, o que pode ser difícil quando existem muitas versões ou quando seu uso não é recente. Podem ser feitas buscas por nomes de arquivos e até por conteúdo nos servidores locais, mas isso usualmente é um processo muito lento, sem garantia de bons resultados.

Solução juridico.work

O juridico.work é baseado na nuvem da AWS - Amazon Web Services, a mesma infraestrutura utilizada por soluções como o Dropbox. Oferece os mesmos recursos de segurança e amplia as possibilidades de localização, acabando com a possibilidade de problemas com equipamentos e com a dificuldade de encontrar os documentos.

image

E para garantir que um documento nunca seja perdido por erro ou má-fé o juridico.work nunca exclui um documento.

Como assim? E os arquivos que eu não quero mais porque foram substituídos por versões mais recentes ou melhores?

O juridico.work usa dois conceitos para manipular arquivos:

  1. Arquivar / Recuperar
  2. Check-out / Check-in

Um colaborador que queira excluir um determinado documento, ou parte de seu conteúdo, deverá simplesmente arquivá-lo. Caso futuramente, se arrependa disso, poderá solicitar a um Gestor do Arquivo para recuperá-lo. Ou seja, o arquivo apenas é excluído logicamente, não sendo mais localizável ou visualizável pelos usuários, exceção feita aos gestores do arquivo.

Durante o processo de elaboração de um documento, duas ou mais pessoas podem eventualmente colaborar. Você pode trabalhar em uma petição inicial, submeter a um colega ou a um especialista, desenvolvendo conjuntamente o conteúdo. Este processo usualmente produz muitas versões de arquivos, e pode gerar muito retrabalho se um dos colaboradores acidentalmente prejudicar o trabalho de outrem. No juridico.work isso simplesmente não acontece.

Usamos os conceitos de check-out (reserva para edição) e check-in (entrega do arquivo editado), garantindo que:

  1. Somente o colaborador que fez o check-out de um arquivo estará autorizado para fazer o seu check-in.

  2. Todos os demais sabem que o conteúdo está sendo trabalhado e que deverão esperar, eventualmente, a sua vez de colaborar.

Êpa! Todos esses arquivos armazenados vão custar muito dinheiro! Não se preocupe. O juridico.work cobra apenas pelo total de documentos, não importando quantos arquivos cada documento contém.

Ciclo de vida do documento

Outro conceito do juridico.work que aumenta a segurança é o ciclo de vida:

  1. O documento é criado e elaborado no estado Rascunho
  2. Depois, pode ser Publicado
  3. Finalmente, pode ser Arquivado

Os documentos nos estados Publicado e Arquivado nunca podem sofrer alteração. O aplicativo garante que fiquem congelados enquanto permanecerem nesses estados. Somente gestores de arquivos podem modificar o estado de um documento de Arquivado para Publicado, ação equivalente a retirá-lo do arquivo morto.

Somente documentos no estado Rascunho podem sofrer modificações de conteúdo.

Os documentos de origem externa são automaticamente cadastrados no estado Rascunho. Somente depois que a qualidade do conteúdo for avaliada como adequada, é que seu estado deverá mudar para Publicado. Isto garantirá sua perenidade.

Os documentos de origem interna são criados no estado Rascunho e permanecem nesse estado durante o processo de elaboração colaborativa. Quando seu conteúdo atingir a qualidade desejada, poderão ser publicados.

A mudança de estado para Publicado sinaliza para o aplicativo que esse documento poderá, eventualmente, ser enviado para fora do juridico.work. Exemplo: peticionamento eletrônico, parecer para cliente de advocacia consultiva, etc.

2. Risco de propriedade intelectual

Documentos de um escritório ou departamento jurídico refletem anos e anos de práticas jurídicas aperfeiçoadas ao longo do tempo.

Quando muitos colaboradores têm acesso irrestrito ao local onde todo esse conteúdo está armazenado, seja em servidores locais ou em serviços de compartilhamento na nuvem, o risco à propriedade intelectual é evidente.

É possível minimizar o risco restringindo o compartilhamente a algumas poucas pastas, mas é um procedimento trabalhoso que fica rapidamente desatualizado e raramente é feito.

Ninguém quer ver anos de trabalho indo embora num simples pen-drive.

Solução juridico.work

Os usuários do juridico.work nunca tem acesso direto ao local de armazenamento dos arquivos. Somente é possível visualizar ou baixar um único arquivo por vez, e sempre através do aplicativo que garante o cumprimento das regras de segurança.

Usuários com o perfil de leitor somente podem visualizar o conteúdo na tela do aplicativo, sem nunca poder baixá-lo. Usuários com o perfil de colaborador podem baixar um arquivo por vez para eventual visualização ou edição em seu dispositivo.

Rastreabilidade automática e contínua

Toda atividade de visualização ou download é automaticamente registrada pelo aplicativo. Em caso de qualquer suspeita, um Gestor do Arquivo pode verificar quais arquivos foram visualizados / baixados, filtrando-se por usuário / período de tempo.

3. Risco de confidencialidade

Em certas situações precisamos de Chinese Walls entre clientes, casos ou processos. Isso inclui não só o bloqueio no acesso aos documentos como, também, tornar sua existência invisível para os usuários não autorizados.

image

Solução juridico.work

O Módulo de Alta Segurança inclui as funcionalidades necessárias para o estabelecimento dos Chinese Walls. Sua contratação é opcional.

As funcionalidades de alta segurança podem ser aplicadas no nível desejado:

  • para determinado cliente,
  • para determinado caso de um cliente,
  • etc.

Definem-se, para cada caso, os usuários autorizados sendo que os demais passam a desconhecer a existência do item sob alta segurança.